パリ北西郊外にある日系企業が3ヶ国語が堪能なエグゼクティブ・アシスタントを急募

パリ北西郊外にある日系企業が3ヶ国語が堪能なエグゼクティブ・アシスタントを急募しております。

 

Assistant(e) de direction trilingue fr/jap/ang

Localisation :  département (95)

 

Secrétariat et assistanat de Direction

  • Assurer l’accueil des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques à destination de la Direction,
  • Assurer la réception et la distribution aux services concernés de l’ensemble du courrier adressé au siège,
  • Organiser les rendez-vous à la demande des directions du siège,
  • Réceptionner, rédiger et expédier les courriers (format papier et électronique) et procéder à toute autre forme d’envoi à la demande de la direction;
  • Organiser les déplacements de la Direction ou de membres du Siège Social (réservations billets, hôtels et locations de véhicules),
  • Préparer et organiser les réunions, séminaires et autres (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, …) à la demande de de la direction,
  • Rédiger tous compte-rendu de réunion de direction, rapports et notes (en langue anglaise et/ou française) et organiser leur classement et archivage.
  • Gestion/suivi de dossiers spécifiques
  • Gérer l’approvisionnement du Siège Social en fournitures de bureau et autres consommables (gérer les stocks, réaliser les commandes, vérifier la conformité des livraisons et des facturations),
  • Gérer la commande et la distribution des tickets restaurant en liaison avec la DRH,
  • Prendre en charge, négocier et organiser avec le prestataire la gestion de l’archivage des services du Siège,
  • Prendre en charge les services généraux du Siège Social (maintenance technique des équipements du siège social, commissions de sécurité en liaison avec le service RH, entretien des locaux…),
  • Procéder à l’archivage électronique et au classement (sous format papier et/ou électronique) de tous les documents contractuels de la société et leur conservation au coffre,
  • Gérer les demandes de codes d’accès, clefs et autres badges et les prestations de la société en charge de la télésurveillance en liaison avec la DRH,
  • Assurer la gestion et le suivi (respect des obligations statutaires et règlementaires) du secrétariat juridique de la société en liaison avec le cabinet juridique et la maison-mère et plus généralement la gestion des correspondances avec les avocats en liaison avec la Direction,
  • Assurer la gestion et le suivi du parc automobile de la société, des cartes carburant, assurances et autres, en liaison avec la Direction du contrôle de gestion,
  • Assurer la gestion des sinistres en liaison avec l’assureur,
  • Assurer le suivi administratif des dossiers immobiliers d’ouverture de magasins et demandes administratives associées,
  • A la demande de la Direction et selon ses indications, effectuer des études, rechercher des documents et monter des dossiers pour de nouveaux projets.

 

Profil recherché

– Expérience de 2-3 ans minimum dans une fonction similaire

– Pratique courante de l’anglais et du japonais indispensable

– Rigueur, polyvalence et autonomie sont des atouts indispensables

 

Salaire : selon profil

 

Envoi des candidatures à Naoko Poirel : naoko.poirel@groupe-gr.com